Wacht je tot het laatste moment, zodat je de energie en druk van de deadline voelt en deze nog nét kunt halen? Of schuif je een gesprek voor je uit omdat je denkt dat de ander kritiek zal hebben op wat je gaat zeggen? Misschien ga je pas van start wanneer je het hele project gedetailleerd in beeld hebt. Wat je reden ook is, uitstelgedrag is uiteindelijk niet fijn en niet constructief. Niet voor jezelf, niet voor je werk en ook niet voor je team.

Ja, ook in teams kom je uitstelgedrag tegen. Verrassend vaak ontstaat dat als reactie op het gedrag van de manager of teamleider. Schrik niet, maar wat je ziet gebeuren in je team is een afspiegeling van jezelf. Binnen een team waarvan de leidinggevende het niet zo nauw neemt met deadlines, ontstaat hetzelfde gedrag en uiteindelijk ontstaan er ook wrijving en conflicten. Belangrijk dus, om hier alert op te zijn en er iets aan te doen. Want dat is heel goed mogelijk.

Een innerlijke stem zorgt ervoor dat jij blijft uitstellen wat er moet gebeuren. Welke innerlijke stem is dat?

Tips beklijven niet

Uitstelgedrag heeft een reden. Altijd en bij iedereen. Het gaat vanzelf, het is een automatisme geworden. Over uitstelgedrag zijn veel artikelen en boeken geschreven. Veel daarvan bevatten vooral praktische tips. Deze lopen sterk uiteen en spreken elkaar soms ook tegen. Zo adviseert de een om kleine klusjes die minder dan twee minuten duren als eerste te doen, om te voorkomen dat ze op je to-do-lijst komen te staan. Een ander adviseert juist om te starten met de grote taken, want die kleintjes, die doe je vaak tussendoor toch wel even. Zorg voor minder afleiding, zet een wekker, maak afspraken met jezelf, zet het in de agenda en houd je eraan en zo kan ik nog wel even doorgaan. Prima dat deze adviezen er zijn. Ze helpen ook. Alleen helpen ze vaak maar een tijdje. Hoe kan dat?

Dan kom ik weer terug bij de reden waar ik de vorige alinea mee startte. Uitstelgedrag heeft een reden. Het kan faalangst zijn, angst voor confrontatie, een behoefte aan zekerheid en controle of het gevoel hebben nog niet genoeg informatie te hebben om te kunnen starten. Een innerlijke stem zorgt ervoor dat jij blijft uitstellen wat er moet gebeuren. Welke innerlijke stem is dat? Die van je pleaser, drammer, criticus of controleur? Het is heel interessant én het gaat jou en je team helpen om daarachter te komen.

De paradox van tijdmanagement is dat het managen van tijd, tijd kost.

Aandachtsmanagement

Ik zie om heen een interessant en tevens risicovol patroon van anderen opjagen of zelf opgejaagd worden. Als dit structureel gebeurt verschuift de aandacht voor je eigen gemoedsrust en kerntaken naar wat je omgeving van je verwacht. Dan word je als het ware geleefd en wordt je cirkel van invloed steeds kleiner.

Tijd dus om je aandacht te managen en niet langer tijd. Dit omdat het managen van tijd, tijd kost.

Persoonlijk leiderschap betekent richting en sturing geven aan je eigen loopbaan, leven, werk en geluk. Om dit waar te maken is het essentieel om aandacht aan jezelf te geven (zelfzorg en zelfcompassie). Een methode om dit te doen is het BAM-uurtje: Bel-App-Mail-me-niet-uurtje. De onderstaande tekst is ontleend aan een post op LinkedIn die ik over dit thema schreef.

“Ooit zei een coach tegen mij: ‘Kiezen voor jezelf, betekent niet dat je niet kiest voor een ander’. En dat bleek de spijker op zijn kop…

Maar mijn werk leek eindeloos. Ik gunde me te weinig tijd om zaken te overzien en te overdenken. Snel beslissen, implementeren, analyseren en bijsturen. Ik stond altijd aan, 24/7/365.

Daarom leerde mijn coach mij het BAM-uurtje. Dagelijks verbrak ik een uur lang elk contact met de buitenwereld. In eerst instantie probeerde ik daar onderuit te komen. Vond het gemiste tijd. Maar hij zei: ‘Als je meer tijd wilt, moet je minder doen!’

Ik plande mijn BAM-uurtje aan het begin van de dag. Dan ben ik op mijn best. Ik luisterde muziek of las een boek. Ik leerde te genieten van mijn BAM-uurtje. In het laatste kwartiertje stelde ik vijf prioriteiten voor die dag. Dat beperkte ik later tot drie prioriteiten.

Zo doorbrak ik het patroon om direct in de actiestand te gaan, berichten te lezen of een overleg te plannen. Het BAM-uurtje bracht me meer in balans. Ik werd rustiger en maakte bewustere keuzes. Ik werd scherper. Ik deed minder, maar beter”.

Wat maakt dat je altijd wacht tot het laatste moment?

Jij voelt je beter én je team voelt zich beter

Alle gedrag en manieren van reageren, komen ergens uit voort. Ooit heeft het je iets opgeleverd om op een bepaalde manier te werken of te reageren. Het is zinvol om af en toe eens te reflecteren op jezelf en je af te vragen waarom je doet zoals je doet. Wat heb je ooit geleerd? Is deze overtuiging, dit gedrag, deze houding, nog functioneel of is het inmiddels meer disfunctioneel geworden? Past het nog wel bij jou en je werkomgeving om zo te reageren?

In een paar gesprekken gaan we in de coaching op zoek naar antwoorden. Wat maakt dat je altijd wacht tot het laatste moment? Welke remmende overtuigingen draag je met je mee? Wat heb je nodig om toch op tijd te kunnen starten? We buigen jouw remmende overtuigingen (bijvoorbeeld: Ik kan pas van start als ik alle ins en outs in detail ken) om naar helpende overtuigingen. Bijvoorbeeld: ‘Al werkende maak ik de puzzel compleet’. Je leert stil te staan bij jezelf en niet vanuit automatisme te reageren.

Afleren is ook leren, zeg ik altijd (geleend van Jeroen Peterse). Daarom gaan we met het vinden van de antwoorden al snel aan de slag met afleren van oud gedrag. De antwoorden op jouw vragen gaan jou namelijk helpen te stoppen met je uitstelgedrag. Vervolgens ga je je nieuwe aanpak oefenen.

Als je durft, vraag je om feedback op je eerdere en je nieuwe houding. Als je bereid bent tot en de moed hebt voor zelfreflectie dan kom je bij jezelf. Wie je werkelijk bent, wat echt bij je past en hoe je je hele zelf meeneemt naar je werk en niet een deel thuis laat. Daarvan word jij gelukkig en je team uiteindelijk ook. En uitstelgedrag… wat is dat ook alweer?

Meer weten over uitstelgedrag en je innerlijke stemmen?

Vraag hier een kennismakingsgesprek met Dick Rochat aan.