In mijn blog Verhalen uit de praktijk vertelde ik je over mijn ontmoeting met Tom van Dijk, afdelingshoofd bij een ingenieursbureau. Tom worstelde met de dynamiek in zijn team. Hij vroeg me om zijn persoonlijke coach te zijn. Onderdeel van de coaching is dat ik een aantal keren de vergadering van zijn management team zou bijwonen. Dit om een goed beeld te krijgen van de samenwerking in het team.

De namen in dit blog zijn fictief.

Het was een heerlijke zonnige en windstille voorjaarsdag toen ik op weg ging voor de eerste observatieronde. Ik werd vriendelijk ontvangen door de receptionist en ging zitten in een comfortabele leren stoel, en pakte het FD. Ik was bewust wat vroeg, zodat ik genoeg tijd had om de ‘nestgeur’ van het bedrijf op te snuiven.

Na een kwartiertje hoorde ik een bekend geluid. Het waren de ferme voetstappen van Tom. We begroeten elkaar met een vuist. ‘Welkom Dick, de vergaderruimte is verderop.’ Hij wees de weg. Tom stelde mij voor aan zijn team: vier mannen en twee vrouwen.

Observeren van een MT-vergadering

Na Tom zijn introductie volgde een korte kennismakingsronde. Een van de mannen pakte direct het woord. Het was Johan, de CFO. Hij stelde zich voor met korte zinnen en een krachtige, wat gehaaste stem. Ik wiep een korte blik op de anderen en zag mensen wat wegkijken of hun laptop openen.

Na het rondje lichtte ik kort mijn werkwijze toe en wat ze van mij konden verwachten. Ik pakte mijn stoel en ging in een hoek van de kamer zitten. Wel zo dat ik de teamleden goed kon zien en horen.

Na een kleine 10 minuten werd Herman onderbroken door Johan. Hij zei dat het tempo wel wat omhoog mocht…

De eerste storing in de vergadering

Tom opende de vergadering en introduceerde het eerste agendapunt. Dat ging over de BIM-methode (Bouw Informatie Model). Tom gaf het woord aan Herman, het afdelingshoofd Midden-Nederland. Herman ging staan en klikte een tv-scherm aan waarop een PowerPoint verscheen. Ik checkte de agenda en zag dat er voor dit punt 45 minuten waren uitgetrokken.

Herman was nogal breedsprakig, sprak met monotone stem en had zich tot in detail voorbereid. Na een kleine 10 minuten werd Herman onderbroken door Johan. Hij zei dat het tempo wel wat omhoog mocht, en dat hij met name geïnteresseerd was in de financiële consequenties van BIM. Waarop Herman met vragende blik naar Tom keek.

Tom schoof wat heen en weer op zijn stoel en antwoordde: ‘Ja, Herman, Johan heeft wel een punt. Van mij mag het ook wat sneller en concreter. Ik ben benieuwd naar je conclusies en adviezen’. De anderen knikte instemmend, behalve Carola, de HR-manager. Tom gaf een handsignaal aan Herman dat die door kon gaan.

Ik noteerde: ‘Eerste storing’.

Verschillende varianten van weerstand bij collega’s

Herman pakte de draad weer op en deed enorm zijn best om het verhaal zo bondig mogelijk te vertellen. Toen Herman de een-na-laatste dia opende, ging Johan staan en pakte het woord. ‘Beste Herman, dank zover. Ik wil jullie graag vertellen over mijn werkervaring met BIM. Ik denk dat dit een waardevolle aanvulling is op het verhaal van Herman’.

Ik zag Tom aarzelen. Johan liep naar de plek waar Herman stond. Er volgde een vurig betoog en tegelijk werd het ijzig stil. De 45 minuten waren inmiddels ruim overschreden.

Dit is de zoveelste keer dat Johan dit doet. Dat kan toch niet! Doe toch eens iets!’

Tom probeerde Johan te onderbreken, maar voordat hij goed en wel was uitgesproken, gebruikte Johan de woorden van Tom om verder te gaan met zijn verhaal. Carola deed haar best om ertussen te komen, maar het leek wel of ze werd genegeerd. Ze probeerde het opnieuw. Johan onderbrak haar en zei dat ze zo het woord zou krijgen. Wat niet gebeurde. Carola zweeg verder, klapte haar laptop dicht en nam een gesloten houding aan. Herman was gaan zitten.

Wat voor Evelien, de manager Noordoost-Nederland, aanleiding was het voor haar collega’s op te nemen. ‘Tom wat vind jij hier nu van! Nu kaapt Johan zomaar de presentatie van Herman, laat jou niet uitspreken en negeert Carola. Dit is de zoveelste keer dat Johan dit doet. Dat kan toch niet! Doe toch eens iets!’

Hoe ga je om met een conflict in je team?

Ik zag Tom worstelen met zijn leiderschapsstijl. Het leek erop dat als er een conflictueuze situatie in het team ontstaat, Tom niet durft in te grijpen en iedereen in een kramp schiet; vechten, vluchten of verstillen. Tom voelde wel dat zijn invloed beperkt was en dat van hem leiderschap werd verwacht, maar iets blokkeerde. Wat hakkelend zei hij: ‘Beste mensen, het lijkt me beter dat Herman zijn presentatie afrondt en dat Johan de volgende vergadering zijn ervaring verder deelt. En dat we daarna een besluit nemen over BIM’.

Een mix van opluchting en frustratie vulde de ruimte. Ik zag Evelien en Johan ‘nee’ schudden. Herman zette het tv-scherm uit en Carola vroeg om een pauze. Pieter, de manager Operations, en Joop, de manager Communicatie, schoven hun stoel naar achteren en liepen in stilte de ruimte uit.

Er heerste een sfeer van onmacht en frustratie, en het was duidelijk dat iedereen hunkerde naar het einde.

Na de pauze werd het hard werken voor Tom en zijn team. Er heerste een sfeer van onmacht en frustratie, en het was duidelijk dat iedereen hunkerde naar het einde van de vergadering. Tom deed er alles aan om de stemming erin te houden, maar drukte regelmatig op de verkeerde knoppen.

Na de afronding zag ik dat de ‘bondjes’ gezamenlijk naar buiten liepen en dat Carola, Herman opzocht. Ik noteerde: ‘Persoonlijke effectiviteit, soft skills, PIM, paarvorming, angst, frustratie, machteloosheid, interactiepatronen.’

Ik vroeg Tom hoe hij terugkeek op deze vergadering? Na zijn zelfreflectie, deelde ik mijn observaties met hem. Ik merkte dat Tom tijd nodig had om dat te verwerken. ‘Wat zou je nu willen, Tom?’ Hij had behoefte om een wandeling te maken in het bosperceel naast het pand en van zich af te praten.

Balans en verbinding in je team met PIM

Ik luisterde naar Tom zijn terugblik op de vergadering. Hij sprak vooral over het gedrag van zijn teamleden en nauwelijks over dat van hemzelf. Ik vroeg Tom naar het effect van zijn eigen gedrag op de vergadering. Ik stopte even en draaide mijn gezicht naar hem toe. Net zoals tijdens de lunch op het seminar, liet ik een stilte vallen. Tom keek weg en dacht diep na. Ik liet hem een tijdje in gedachten.

We reflecteren op het gedrag van de teamleden en zijn eigen interactie met zijn collega’s

Ondertussen tekende ik een driehoek in het zand. Ik schreef PIM erbij. Tom gapte: ‘Wie is PIM, of moet het BIM zijn?’ Ik was blij dat hij wat meer ontspannen was en legde de letters P.I.M. uit: Procedure van de vergadering (werkwijze), Inhoud (agendapunten) en Mens-kant (gedrag en de achtergronden ervan), en wat er gebeurt als de balans en verbinding tussen die elementen onvoldoende is of ontbreekt.

Ik vroeg hem nog een keer een zelfreflectie te doen op de vergadering, maar dan met behulp van PIM.

Interactiepatronen in het team herkennen

Hierna liet ik Tom reflecteren op het gedrag van Johan, en op dat van hem als teammanager/ voorzitter. Ik schreef Agressiespiraal in het zand, en lichtte dit interactiepatroon toe.

Tom: ‘Dat is precies wat er gebeurt als Evelien en Johan het oneens zijn met elkaar. Johan gaat uit van zijn eigen belang en wordt bij weerstand steeds aanvallender. Hij concurreert met Evelien die steeds kritischer en opstandiger wordt’.

‘Wat zie je dan in de groep gebeuren?’ ‘Dat Carola de boel probeert te sussen, maar dat wordt niet gehoord. Herman zegt niets en logt uit. En Evelien neemt het voor ze op’.

‘En wat doen Pieter en Joop?’ ‘Die zwijgen en zoeken elkaar na de vergadering op’.

‘Wat voel je nu bij deze observaties?’ ‘Ongemak’. ‘Wat nog meer?’ ‘Boosheid’. ‘Wat nog meer?’ ‘Onmacht en verdriet’.

Ik liet een stilte vallen. ‘En hoe reageerde jij op de oproep van Evelien om in te grijpen?’ Na een tijdje zegt Tom: ‘Ik stelde een procedure-afspraak voor. Ik houd niet van ruzie en conflicten Dick!’ Tom was zichtbaar geëmotioneerd.

Welke interactiepatronen herken jij in je team? In dit artikel ontdek je de verschillende interactiepatronen die er zijn.

Werken aan leiderschap en samenwerking

We liepen terug naar het kantoor en maakte de afspraak dat ik over twee weken mijn observaties deel met het MT en dat we aan de slag gaan met PIM. Tussendoor plannen we een 1-op-1 sessie over het thema EIGEN leiderschapsstijl, en de maand erop observeer ik de MT-vergadering. Parallel aan de persoonlijke leiderschap training van Tom, gaan we met het MT aan de slag op het thema Samenwerking in een team.

Tom gaf me een vuist. Hij knikte, ik knikte terug.

Ook werken aan je EIGEN leiderschapsstijl? Hier lees je meer.

Kan jouw team ook betere samenwerking gebruiken? Bekijk dan deze pagina.