In de blogserie ‘Op je gemak in ongemakkelijke gesprekken’ laat ik je zien hoe je als manager in ongemakkelijke gesprekken en situaties terecht kunt komen, wat de effecten ervan zijn, en wat je eraan kunt doen om daaruit te komen én te blijven. Het eerste blog gaat over de waarde van zelfkennis, en het laatste blog over trefzeker beïnvloeden. In dit artikel neem ik je mee over het nut en de noodzaak van zorgvuldige communicatie.

Van jou als leidinggevende wordt bijna als vanzelfsprekend verwacht dat je een bekwame communicator bent. En dan ook nog in allerlei wisselende situaties; binnen teams, binnen de organisatie en met en tussen stakeholders.

Als manager moet je helder kunnen denken, ideeën ontwikkelen en die op een goede manier weten over te brengen. Daarnaast moet je informatie op de juiste manier en met de juiste timing delen en empatisch luisteren. Bovendien moet je snel kunnen omgaan met een veelheid aan informatiebronnen en in een split second kunnen bepalen wat wel en niet relevant is voor de korte en de langere termijn.

De verwachtingen om een bekwame communicator te zijn, kunnen bij managers onzekerheid geven: Kan ik dit wel? Doe ik het wel goed? Hoe krijg ik medewerkers mee? Wat doe ik als er weerstand komt? Heel begrijpelijk allemaal. Het zijn gedachten die voortkomen uit de behoefte aan veiligheid, stabiliteit en voorspelbaarheid. In deze tijd vergelijken mensen zich voortdurend met anderen en wordt de indruk gewekt steeds in competitie te (moeten) zijn. Dat maakt je alert en angstig om fouten te maken en te falen. Daardoor ga je harder werken en ben je geneigd nog meer te praten en te overtuigen. Met als effect dat je steeds meer op jezelf gericht raakt en de effectiviteit van je communicatie zienderogen afneemt.

“Als je als manager het liefste praat en geen oog hebt voor hoe je dingen zegt en waarom, luister je als het ware alleen naar jezelf.”

3 belangrijke pijlers van effectieve communicatie

Uit onderzoek blijkt dat effectieve communicatie en effectief leiderschap nauw met elkaar zijn verbonden. Het ene heeft een direct effect op het andere. Goede communicatie leidt dus tot effectief leiderschap. In mijn denken over effectief communiceren en effectief leidinggeven kom ik uit bij drie belangrijke pijlers.

  1. Authenticiteit

Zoals ik in dit eerste blog schreef, is zelfkennis van levensbelang om ontspannen en effectief leiding te kunnen geven. Leiderschap is direct verbonden met wie je bent, wat je drijfveren zijn en waar je vandaan komt. Laat dat in je communicatie duidelijk naar voren komen. Zodra mensen zien, horen en voelen dat je authentiek bent in je denken en doen, gaan ze je volgen.

  1. Compassie

Zelfreflectie en inlevingsvermogen brengen je als leider heel ver. Het betekent dat je werkt vanuit vertrouwen, in plaats vanuit angst. Je bent gericht op het welzijn en de ontwikkeling van de ander. En dat kan alleen als je goed in je vel zit, ontspannen bent en niet in beslag wordt genomen door je eigen behoeftes, belangen, emoties en problemen.

  1. Bescheiden en zichtbaar

Jouw invloed als leidinggevende wordt niet afgedwongen door je positie of de macht om iemand opdrachten te geven of te controleren, maar is geworteld in vertrouwen en veiligheid. Bescheidenheid is daarvan de basis en komt terug in de manier waarop je zichtbaar en benaderbaar bent. Denk aan een herder die een kudde schapen leidt. Dat doet hij lopend achter de kudde. Hij is rustig, heeft overzicht, ziet vooruit en neemt waar wat er in de kudde en daarbuiten gebeurt, en speelt daarop in.

“Effectief communiceren betekent dat je als manager 80% luistert en 20% praat”

Luister je naar jezelf of naar de ander?

Als communicatie plat wordt geslagen gaat die over informatie zenden en ontvangen. In de dagelijkse werkpraktijk gaat de meeste communicatie één kant op: van manager naar medewerker. Die is meestal frequenter en intensiever dan andersom. Maar voor goede communicatie is ook goed luisteren nodig. En luisteren is tweerichtingsverkeer.

Managers worden in hun luisteren vaak afgeleid door allerlei gedachten en gevoelens, zonder dat door te hebben. Ze (her)kennen hun interne ruis niet. Die kan veroorzaakt worden door irritaties over de inhoud van de communicatie, oordelen over de manier waarop er wordt gecommuniceerd, de eigen behoeften die niet aan bod komen, en over eigen emoties en gevoelens die opspelen. Vaak begint de weerstand bij een van de factoren en activeert een ander. Zo ontstaat een kettingreactie waardoor managers, maar dit geldt ook voor bazen en medewerkers, alleen nog maar naar zichzelf luisteren. Het is dus belangrijk je interne ruis op tijd te (her)kennen en te stoppen, om goed naar een ander te kunnen luisteren.

“Het belangrijkste probleem in communicatie is dat we niet luisteren om te begrijpen, maar dat we luisteren om te antwoorden”
– Steven R. Covey

Realiseer je ook dat je houding, gezicht en stem meer invloed hebben op de ontvanger dan de inhoud van jouw boodschap. Ze geven bewust of onbewust aan de ontvanger door wat jouw intenties, stemming en drijfveren zijn, los van de woorden die je uitspreekt.

Communicatie onthult veel over wie en wat je bent en welke reactie je daarmee ontlokt bij een ander. Vandaar dat de eerdergenoemde drie pijlers zo essentieel zijn. Als je als manager het liefste praat en geen oog hebt voor hoe je dingen zegt en waarom, luister je als het ware alleen naar jezelf. Naar wat voor jou belangrijk is. Je raakt ingekaderd, trekt een doos over je heen en bent voor de ander niet meer zichtbaar. Maar jijzelf ziet de ander ook niet meer. Met als effect dat die ook zijn eigen doelen, belangen en problemen vooropstelt. Je ontlokt dat die ander ook op alleen maar op zichzelf gericht raakt. In de communicatie komen jullie dan op afstand van elkaar te staan, terwijl voor een effectieve communicatie nabijheid is gewenst.

Dus denk niet alleen na over de inhoud van je boodschap en de woorden waarmee je die uitspreekt, maar ook over je houding, gezichtsuitdrukking en stem. Ze zijn van doorslaggevend succes voor het effect dat je wilt bereiken.

“Je zult nooit een leider worden, tenzij je eerst leert te volgen en geleid te worden”
– Thorio

5 tips om de effectiviteit van je communicatie en leiderschap te vergroten

Tot slot nog 5 praktische tips die helpen in zorgvuldige communicatie, waardoor je een effectievere leider wordt.

  1. Communiceer duidelijk en congruent
    Deel informatie, ideeën en gedachten duidelijk en congruent. En het liefste via verschillende bronnen die jouw ‘ontvangers’ gebruiken. Onduidelijke en incongruente informatie en gedrag zorgen voor verwarring. Mensen voelen het direct als je boodschap en de manier waarop je die brengt niet overeenkomen met wie je bent.
  2. Zeg wat je bedoelt
    Directe en eenvoudige communicatie zijn het meest effectief. Mensen weten snel waar ze aan toe zijn en wat van ze wordt verwacht. Verwar direct niet met directief. Met direct bedoel ik de juiste woorden kiezen, korte zinnen gebruiken en begrijpelijke taal spreken; eenvoudig en niet complex. En spreek met empathie en oprechte aandacht voor de ander.
  3. Luister en moedig aan
    Gebruik bewust stiltes en neem situationeel een niet-wetende houding aan. Voel je daar zeker en oké bij. Weet dat je door stiltes te laten vallen de ander laat nadenken over wat je hebt gezegd. Moedig een ander aan om hun ideeën, gedachtes, gevoelens en meningen te delen. Dat is waarderend en bewijst dat je hem serieus neemt. Effectief communiceren betekent dat je als manager 80% luistert en 20% praat. Doordat je veel meer luistert dan praat bouw je aan vertrouwen en veiligheid, en versterk je de menselijke band tussen jou en de ander. Een band die essentieel is om zowel op de taak als op de relatie elkaar te begrijpen en te vinden.
  4. Vang verhalen
    Mensen zitten vol met ervaringen en verhalen. Het vertellen en vangen van verhalen schept een band, is inspirerend en het laat zien wat mensen belangrijk vinden, waarvoor ze staan en wat ze prettig en ongemakkelijk vinden. Verhalen zijn krachtig en creëren openheid en stimuleren kwetsbaarheid. Je kunt ze ook gebruiken om de intenties, de kwaliteiten en valkuilen van mensen (beter) te leren kennen, en zij die van jou. Als mensen bijvoorbeeld graag over hun visie, doelen en successen praten, dan zegt dat iets over de mate waarop ze op zichzelf zijn gericht. Mensen die meer over samen, saamhorigheid en ‘ons’ praten, zijn doorgaans meer op de ander gericht. Dat geeft een beeld over hun gedachten en gevoelens over Ik en Wij.
  5. Communiceer in woorden én daden
    Effectieve managers beheersen de kunst van het luisteren, krachtige vragen stellen en het duidelijk en begrijpelijk spreken. Ze weten ook dat effectief leidinggeven verder gaat dan dit. Met alleen intenties en woorden kom je er als manager niet. Als mensen je het ene horen en zien zeggen, en het andere zien doen, kom je ongeloofwaardig over. Mensen vertrouwen je omdat je eerlijk, oprecht, duidelijk, direct en congruent communiceert. Wees je ervan bewust dat je gedrag – de manier waarop jij je boodschappen verpakt – doorslaggevend is hoe jouw informatie door een ander wordt ontvangen, en welke effect dat op hun gedrag heeft.

Ik hoop dat je een positief effect merkt na het toepassen van deze tips. In het volgende blog ga ik in op trefzeker beïnvloeden – wat is dat, en vooral ook: hoe doe je dat? Want zo maak je ongemakkelijke gesprekken nóg een stuk gemakkelijker.

Wil je op de hoogte blijven van deze blogserie? Stuur me een e-mail en ik zet je op mijn maillijst.

Heb je nú behoefte aan meer informatie over hoe om te gaan met lastige gesprekken? Kijk dan of een van mijn Leiderschapstrainingen iets voor je is.